Suivi informatisé
Gestion du fonctionnement du prêt informatisé
Suivi des retards et des prêts en cours
Grâce au suivi informatisé, la liste des prêts en cours permet de repérer les retards ou encore d’éditer des lettres de rappels. Dans la liste des prêts on peut intervenir pour demander un rappel de documents à toute fin utile. Les opérations de prolongations de retours peuvent s’effectuer à plusieurs endroits du progiciel. Dans la liste des tâches des fonctions apparaissent toutes les opérations possibles, en création ou en consultation.
Dans la liste des prêts on peut effectuer des déclarations de perte, des retours ponctuels, des prolongations ponctuelles, des réservations d’ouvrages.
Elles sont générées par REGISTAR au moment des demandes d’éditions faites par le bibliothécaire.
L’opérateur détermine le nombre de jour de retard pour l’édition des lettres, tout lecteur entrant dans ce cas est ajouté dans la liste des lettres de rappel qui seront imprimées. Si un lecteur a déjà fait l’objet d’un rappel pour un titre, REGISTAR mentionne le nombre de rappels déjà effectués en indiquant qu’il s’agit du « X ème » rappel.
On peut privilégier l’envoi des rappels par e-mail aux lecteurs qui l’autorisent.
Les dates de retours sont calculées à partir du paramétrage des règles de prêt. Dès que la date théorique de retour est dépassée on considère qu’il y a retard de la part de l’emprunteur, cependant c’est le bibliothècaire qui va déterminer le nombre de jours de grâce accordé avant l’édition de la lettre de rappel.
Les retards pénalisant les autres usagers de la bibliothèque, il peut être appliqué une gestion d’amendes ou de suspensions de prêts.
Suivi du fichier des lecteurs
Le fichier des lecteurs peut être trié sur plusieurs critères ce qui permet par exemple de repérer très facilement les inscriptions par date.
Dans cette liste, en sélectionnant un lecteur, on pourra dans la liste des tâches : consulter la liste des prêts en cours, l’historique de ses prêts(si activé), voir les rappels, la cotisation en cours, voir les réservations, les suggestions, les factures émises, les messages
Conformément à la réglementation de la CNIL , la bibliothèque ou son organisme de tutellle est tenu de déclarer le fichier des lecteur à la Commission Nationale Informatique et Liberté. Cette déclaration s’effectue sur des formulaires simplifiées qui peuvent être obtenus sur simple demande écrite.
Le site internet de la CNIL – formulaire de déclaration
Suivi des informations destinées aux lecteurs
Tous les messages qu’ils soient générés par REGISTAR ou saisi par le bibliothécaire peuvent être consultés par le lecteur.
Un état des messages permet de savoir si le message a été lu ou non par le destinataire.
Les messages lus peuvent être conservés ou supprimés à la demande aussi bien par les lecteurs pour les messages sur l’OPAC que par les opérateurs dans la gestion des lecteurs.
REGISTAR permet de générer des messages élaborés automatiquement pour les lecteurs, ces messages peuvent être lus pendant la consultation de l’OPAC (Ecran de Recherche pour le Public) ou lors du passage à la banque de prêt.
Des messages personnels peuvent être élaborés par les professionnels
Un message peut être affichée en permanence dans le dossier de prêt du lecteur pour un autre usage.
REGISTAR élabore des factures pour les prestations accordées aux usagers.
REGISTAR peut conserver l’historique des prêts effectués par un lecteur.