Éditions et statistiques
Éditions et statistiques
La gestion informatisée de la médiathèque permet de générer un grand nombre d’éditions et statistiques dans tous les domaines. En founir la liste exhaustive est difficile. Après chaque RECHERCHE le résultat peut être trié, affiché, un aperçu est généré avant l’impression. Tous les résultats affichés en aperçus peuvent être enregistrés sous forme de fichiers aux formats exploitables en bureautique ( *.xls, *.doc, *.rft, *.txt, dbc, html, etc.) – Ils sont ensuite exploitables en bureautique ou sur des sites web.
REGISTAR permet d’exploiter les fonctions COPIER-COLLER entre le résultat d’une recherche, quel que soit le module concerné et un tableau EXCEL par exemple :
Sélection d’une liste d’ouvrage au terme d’une recherche, commande COPIER.
Ouverture du programme EXCEL, et sélection de la commande COLLER.
Toutes les fonctions de tri, de suppression d’une colonne, d’édition et de publipostage sont accessibles pour des fichiers bibliographiques ou de lecteurs.
Édition d’un résultat de recherche
Les éditions sont lancées soit par des états préformatés soit par la commande imprimer dans la liste des tâches selon le résultat attendu.
A partir du catalogue l’opérateur peut donc obtenir des bibliographies, les imprimer ou exporter le fichier pour l’exploiter à l’extérieur en format Excel ou Word et autres formats.
Éditions concernant les lecteurs
A partir du fichier des lecteurs, il est possible entre autres d’obtenir des listes avec tris préalable ou recherche sur un critère particulier. Dans les listes on peut sélectionner les informations qui seront affichées, et par exemple faire une extraction sur un critère d’âge pour préparer un mailing destiné à une catégorie de lecteur.
Éditions concernant les acquisitions
Les listes de suggestions d’achat, les lignes de commandes, les bons de commande peuvent être imprimés pour envoi aux fournisseurs ou pour archivage.
Le bon de commande reprend les références de la commande, la date, l’adresse du site émetteur, du fournisseur et les lignes de commandes : ref du fournisseur, ISBN, titre, éditeur, prix unitaire H.T, taux de TVA, montant total de la ligne HT , remise, montant net HT, montant net TTC, total du montant de la commande avant application des remises, total net TTC à payer.
D’autres types d’éditions sont possibles, les lignes de commande en cours avec leurs statuts, les lignes de suggestions avec les émetteurs, etc.
Édition concernant le catalogue
Edition des notices, après tri, édition des étiquettes de cote après création des exemplaires ( imprimante P’TOUCH 9200/9400 connecté au poste de catalogage)
Éditions concernant les prêts
- Listes de prêts en cours, pour un ou plusieurs lecteurs.
- Tableaux de rapports statistiques
Éditions concernant les fichiers d’autorités
- Liste des auteurs avec ou sans les ouvrages,
- éditeurs,
- collections,
- sous-collections,
- dewey,
- titre de forme,
- titre uniforme,
- mots-matières.
Autres éditions
Pratiquement à tout endroit du progiciel la commande IMPRIMER permet d’éditer la liste des informations qui sont dans la fenêtre d’affichage.
Dans cette fenêtre il est possible d’effectuer des sélections (unité ou groupe d’unités) des tris par sélection d’une colonne, avant de demander l’impression.
REGISTAR propose d’obtenir des statistiques de deux manières, soit en utilisant des états prédéfinis selon les demandes des organismes (BDP, DLL) qui les ont définies, soit en utilisant un générateur de statistiques qui permet de croiser plusieurs critères entre eux. Les satistiques portent sur le fonds, les prêts, les lecteurs, et les acquisitions.
Statistiques sur les collections
Il est possible d’obtenir la répartition du fonds de la bibliothèque en différenciant les appartenances ( fonds propre, autre fonds, emprunt BDP). La répartition peut être obtenue par rayon, par genre, par support, etc.
Statistiques sur les prêts
Ces statistiques permettent de croiser les genres empruntés par tranche d’âge et sexe. Les catégories d’emprunteurs, les lieux d’origine des lecteurs, l’appartenance des exemplaires, le support, les genres, etc.
Il est aussi possible d’obtenir la liste des exemplaires qui ne sortent jamais, ou qui sont sortis plus de « x » fois.
Un tableau des emprunts par jour de la semaine pour un mois complet, répartition journalière sur une année, etc.
Statistiques sur les acquisitions
Nombre d’ouvrages acquis sur une période donnée, par support, par genre, par section.